Reuniões são necessárias em qualquer empresa, mas não há como negar que muitas mais atrapalham do que ajudam. São longas, não possuem um objetivo claro a ser alcançado e podem interromper a produtividade dos colaboradores.
E este é o principal motivo da baixa produtividade nas empresas. Para se ter uma ideia, gastamos cerca de 17% da nossa jornada semanal de trabalho com reuniões – de acordo com esta pesquisa.
Ou seja, raramente pensamos em qual o melhor dia e horário para marcar uma reunião na semana.
?#01 Entenda o ritmo da sua empresa
Cada empresa tem seu próprio ritmo de trabalho e precisa compreendê-lo para conseguir encaixar as reuniões neste ritmo. Para isso, o primeiro passo é controlar e analisar as horas produtivas da equipe.
Se a sua equipe é mais produtiva às 16h, o recomendado é não marcar nada neste horário ou próximo dele. Mas há diversos estudos que podem embasar e até servir como uma comparação com os dados coletados na sua análise.
Um exemplo é a YouCanBookMe, empresa britânica que compilou mais de 2 milhões de respostas à 530.000 convites de reunião. O estudo mostrou que terça-feira às 14h30 é um dia em que a maioria das pessoas estão livres.
A pesquisa também revelou que as pessoas estão menos propicias a participar de reuniões agendadas para segunda-feira de manhã.
No entanto, isto não é uma regra que se encaixe em todos os negócios e cenários.
Uma dica é utilizar um software que acompanhe a produtividade da equipe e trace os dias e horários em que há uma queda, permitindo que uma reunião seja marcada sem quebrar o fluxo produtivo da equipe.
#2 Escute sua equipe
Escutar a opinião da equipe sobre o melhor horário e dia pode garantir que todos estejam presentes, evitando conflito nos compromissos ou até mesmo o desinteresse por parte dos convidados.
Uma ação bem interessante é criar questionários com perguntas que permitam ao gestor entender o que é melhor para a equipe, enviando-as por e-mail. Existem várias ferramentas gratuitas para isso, como o Google Form e o Survey Monkey.
#03 Observe o comportamento da equipe
O horário escolhido para sua reunião também afeta no comportamento e nas decisões dos participantes. Na medida em que o dia avança, ficamos mais cansados e nossa capacidade de tomar decisões é prejudicada.
Também estamos mais suscetíveis à chamada fadiga de decisão: quanto mais decisões tomamos ao longo do dia, menos facilidade temos para lidar com novos problemas que possam aparecer.
Ou seja, quando estamos muito cansados tendemos a seguir o caminho mais simples para solucionar um problema – o que muitas vezes não é suficiente para resolver uma questão por completo.
#04 Use um aplicativo
Para que você encontre o melhor horário para agendar suas reuniões, o uso do Google Calendar (disponível para Chrome e Android) ou do Outloook Calendar precisa ser disseminado entre os membros da sua equipe.
Isso ocorre porque ambos aplicativos analisam a disponibilidade dos convidados conforme as datas disponíveis em suas agendas. Dessa forma, ele consegue sugerir o melhor horário para os compromissos – evitando conflitos nas datas.
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#05 Tenha uma carta na manga
Apesar das dicas, precisamos ser realistas: nem sempre será possível marcar uma reunião em um momento que a equipe não está muito cansada ou concentrada em suas atividades, sempre haverá um dia de exceção.
Por isso, ter uma “carta na manga” é fundamental.
Procure fazer reuniões curtas e dinâmicas. Uma dica é aplicar estratégias diferenciadas para envolver a equipe, como gamificar um processo – método muito eficiente para reuniões de brainstorming e tomada de decisão.
Conclusão
Realizar reuniões produtivas e com todos os interessantes presentes e um processo muito importante em todas as empresas, algo alcançado facilmente ao seguir as dicas que falei ao longo desse artigo.
Isso garante que os objetivos propostos na reunião sejam alcançados de forma eficiente e evita que o expediente da equipe seja interrompido, ação que prejudica o rendimento e as entregas dos colaboradores.
E na sua empresa, quais são as melhores práticas para reuniões produtivas?